L’interfaccia di ogni banca dati varia a seconda del software di interrogazione utilizzato, ma la metodologia di utilizzo e gli strumenti di ricerca rimangono pressoché identici.
Attraverso l’interfaccia di “ricerca avanzata” è possibile utilizzare gli operatori booleani, di ricerca e thesauri, molti utili per raffinare la ricerca e trovare più informazioni utili al proprio studio.
Gli Operatori booleani rappresentano "lo strumento principe" per muoversi con successo all'interno di un archivio elettronico. Infatti gli operatori logici permettono di combinare in vario modo più concetti nella stessa ricerca.
- AND: tra due parole (arte AND Bisanzio) indica che si stanno ricercando documenti contenenti entrambi i termini;
- OR: tra due parole (arte OR Bisanzio) indica che si stanno ricercando documenti contenenti almeno uno dei termini;
- NOT: tra due parole (arte NOT Bisanzio) significa che si stanno cercando documenti contenenti il primo termine e non il secondo.
Esistono diversi altri operatori, non sempre utilizzabili in tutti le banche dati, molto utili per affinare alcuni campi di ricerca.
- Troncamento: Il troncamento è una tecnica di ricerca in cui una parola o parte di essa è sostituita da un simbolo. Risulta molto utile quando si utilizzano lingue o alfabeti diversi:
- (~): Posta accanto al nome (Dostoevskij~) permette di ricercare documenti che includono le variante ortografica o di alfabeto diverso di quel nome;
- (? and *): I caratteri jolly prendono il posto di una o più lettere in un termine di ricerca. Il punto interrogativo (wom?n) viene utilizzato per la ricerca di una singola lettera. L’asterisco (behavior*) viene utilizzato per la ricerca di più caratteri. I caratteri jolly vengono utilizzati per cercare varianti ortografiche di una parola attraverso la sua radice.
- Thesaurus: In biblioteconomia il thesaurus ha lo scopo di fornire un vocabolario normalizzato e controllato, utilizzabile nelle fasi di indicizzazione, ricerca e recupero dei documenti. La sua principale caratteristica è la capacità di facilitare la ricerca dei termini per mezzo di categorie generali. Qualora vi sia un thesaurus va considerato un accesso preferenziale alla banca dati, poiché l’uso di una parola chiave che esprime univocamente il concetto da ricercare fornisce garanzie sul contenuto dei documenti recuperati.
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